モテる男になるための【ファッション&仕事術】

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仕事を早く終わらせるために決めるべき3つのこと!!

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こんにちは!

現役店長のリュウです!

 

どの職業の方でも、仕事量が多くて残業が続き、疲労してしまうということはありますよね?

残業が増えると、その分プライベートな時間が削られていくわけですから、長い時間頑張って仕事を終えても充実感を感じることが少ないという方も多くいらっしゃいます。

 

そこで今回は【仕事を早く終わらせる】ための3つの取り組み方をお伝えします。

 

 

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①スケジュールを決める

スケジュールを決める際は、一年や半年など長い期間のスケジュールから決めましょう。

そこから3ヶ月、1ヶ月と落とし込んでいき、最終的には日々の詳細スケジュールを決めていくと、頭で理解しながらスケジュール管理ができます。

先のスケジュールまで決めるのが難しいという方でも、1ヶ月の仕事の業務は分かると思いますので、その中で必ず行わなければならない業務(全体ミーティングや書類関係提出、報告など)を手帳やカレンダーに記入しましょう。

そこから逆算して、日々の業務にスケジュールを落し込みます。

例えば、全体ミーティングが毎月10日にあるのならば

・8日までには報告書をまとめる。

・5日までには報告書をまとめるための情報を整理する。

などと書き込んで、そこから具体的な業務内容を考えていきます。

 

日々の業務もスケジュール管理することで、ムダをなくし、効率化が図れます。

私が行なっているスケジュール管理は、その日にやるべき業務を付箋に書き出して、重要度が高い順から並べます。そこから緊急度が高い業務を抜き出します。

重要度と緊急度が共に高いものはすぐに終わらせる必要がある業務です。ですので、なるべく午前中に終わらせるようにします。

午前中の方が頭が冴えていますし、集中力も持続します。午前中に重要な業務を終わらせると、午後からその業務内容の確認を行えるのでミスを防ぐことができます。

昼食後はお腹も満たされており、眠気や集中力が散漫になりがちですので、頭を使う業務よりも体を使った業務の方が向いています。

自分の状態も考えてスケジュールを組むことで効率よく仕事ができて、結果的には仕事を早く終わらせることに繋がりますよ!

 

 

②優先順位を決める

上記のスケジュールでも重要度、緊急度の高いものから取り組むとお伝えしましたが、これは仕事を早く終わらせる上で必ず意識して行う必要があります。

 

仕事をしていると色んな場面に遭遇するかと思います。上司から急遽依頼される業務や、顧客からの突然の電話など、スケジュール管理をしていても予定通りには進まないことはしばしばあります。

そのような時でも冷静になり、まずは優先順位を決めましょう。決め方はその時の状況によって臨機応変に対応して下さい。

もし、仕事量に圧倒されて余裕がない時は、すぐに終わらせることが出来る業務から片付けていきます。そうすることで短時間で仕事量を減らせるので、気持ちに余裕が出てきます。

自分の現状をしっかりと把握して、業務の優先順位を決めましょう。

 

優先順位を決める際の注意点としては、会社という組織で働く以上、一人では仕事ができません。上司、同期、部下との連携は必須です。

自分の中で仕事の優先順位を決めても、周囲との連携が取れていないとムダが生じる恐れがあります。

あなたが最優先に取り組んでいる業務も、上司からするとそこまで優先度の高いものではなく、結果的に時間のズレが出てしまいムダな時間になるケースもあります。

そのような事をなくすためにも、あなたと上司の優先順位の認識を合わせる必要があります。意思疎通はしっかりと行い、少しでも不安な点があれば確認を取りましょう。

仕事上で一番ムダなことが「二度手間」です。

優先順位を決める時には周囲との共有も大切ということを心がけておきましょう。

 

 

③終わりの時間を決める

何かの仕事に取り組む場合は必ず時間制限を設けましょう。そうすることで緊張感を持って取り組めますし、集中力を切らすことなく仕事ができます。

毎週必ず行う業務は、回数を重ねる程にスピードが上がり効率良く取り組めるので、時間設定を短くしましょう。

時間制限を設けることをクセづけておくと、「現在の力量で、この位の業務なら、どの位の時間で終わらせることができる」と仮説を立てられますので、その仮説を元にスケジュール管理にも役立てることが出来ます。

 

時間制限を設けることで、効果が顕著にあらわれるのが作業業務です。

作業業務は時間制限を設けなければ、ダラダラといつまでもしてしまう傾向にあります。特に頭を使わずに同じようなことを繰り返す作業の場合はムダに長い時間を使ってしまいます。

最初のうちは集中力も高いのでスムーズに進みますが、後半になると作業スピードも落ちて、そのことにも気づかないまま仕事を続けている状況になりがちです。

例えば、作業時間を1時間と設定しておけば、残り10分を切ると「ラストスパートをかけよう」と改めて集中し直しますので、終盤からも作業スピードをさらに上げることができます。

自分だけではなく、部下に指示を出す際にも時間制限を設けるようにしましょう。

 

できる男になるために

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まとめ

今回は、仕事を早く終わらせるために3つの決めるべきことについてお伝えしました。

 

①スケジュールを決める

②優先順位を決める

③終わる時間を決める

 

この3つは、仕事をする上で常に意識した方がいい重要な取り組み方です。

この3つともが連動しているため、どれか1つだけを実行するよりも同時進行で考えた方が、仕事を早く終わらせることに繋がります。

仕事を早く終わらせて、プライベートな時間を大切にするからこそ、気持ちも充実して、さらにいい仕事ができるようになります!

 

今回の記事が皆さんのお役に立てれば幸いです。